Pas på din tavshedspligt, når du fører journal i kommunen

 I

En ny spørgeskemaundersøgelse blandt nogle af de kommunalt ansatte psykologer, viser, at der er områder, hvor det er uklart, om juraen i forhold til psykologernes tavshedspligt overholdes.

Mange har adgang til de personoplysninger, der ligger i kommunernes elektroniske journalsystemer. Det gælder også de oplysninger, som psykologerne journalfører.

En ny spørgeskemaundersøgelse, som Dansk Psykolog Forening har gennemført blandt nogle af de kommunalt ansatte psykologer, viser, at der er områder, hvor det er uklart, om juraen i forhold til psykologernes tavshedspligt overholdes. (Se resultatet af undersøgelsen nedenfor.)

Det har fået Dansk Psykolog Forenings bestyrelse til at beslutte, at de vil drøfte undersøgelsens resultater med Kommunernes Landsforening (KL). Det er bestyrelsens ønske, at foreningen sammen med KL kan skærpe kommunernes opmærksomhed på tavshedsområdet sådan, at psykologernes tavshedspligt tilgodeses på bedst mulig vis.

Spørgeskemaundersøgelsen er et led i gennemførelsen af den opgave, der blev besluttet på generalforsamlingen i marts 2016:
”Dansk Psykolog Forening skal arbejde for at sikre, at psykologers etiske forpligtelser i forhold til fx tavshedspligt ikke krænkes som følge af øget tværfagligt samarbejde og digital journalføring i det offentlige”.

Baggrund om undersøgelsen
Intentionen med undersøgelsen var at indsamle viden om brugen af de elektroniske psykologjournaler i kommunerne, sådan at Dansk Psykolog Forening bedst muligt kan arbejde for at sikre, at psykologernes tavshedspligt overholdes inden for den gældende lovgivning.

Spørgeskemaundersøgelsen løb over fire uger og fandt sted fra den 19. maj til den 7. juni 2017. I alt 143 medlemmer fik tilsendt et evalueringsskema. Disse medlemmer var foreningens tillidsrepræsentanter i kommunerne, samt udvalgte medlemmer inden for følgende kommunale områder:

  • HR-området
  • Misbrugsområdet
  • Beskæftigelsesområdet
  • Flygtningeområdet
  • Ældreområdet
  • Hjerneskadeområdet og
  • Sundhedsområdet.

78 medlemmer valgte at besvare undersøgelsen, svarende til en svarprocent på 55 procent.

Spørgeskemaundersøgelsen fokuserede på følgende områder:

De formelle adgangskrav til kommunens journalsystem
Undersøgelsen viser, at 69% af respondenterne har fået en orientering (enten mundtlig eller skriftlig) om, hvilke oplysninger psykologen må gøre sig bekendt med fra kommunens journalsystem. Det er et krav i henhold til persondataloven, at de ansatte modtager instruks om, hvilke personoplysninger de må have adgang til.

Lidt jura: Det er et krav iht. persondatalovgivningen, at arbejdsgiveren udsteder en instruks til medarbejderen om, hvilke dele af journalsystemet medarbejderen må arbejde i.

Psykologjournalens indretning og adgang til oplysningerne i psykologjournalen
Undersøgelsen viser, at 14 % af respondenterne har egen ”psykologjournal” – det vil sige en journal, som kun psykologen har adgang til. 86 % journalfører således oplysninger, som også andre faggrupper har adgang til.

Lidt jura: Iht. forvaltningsloven har kommunalt ansatte mulighed for inden for visse rammer at dele relevante oplysninger med hinanden. Denne mulighed for at videregive oplysninger uden samtykke gælder som udgangspunkt mellem ansatte, som har brug for oplysningerne til løsning af deres arbejdsopgaver. Andre uden for afdelingen, vil derfor også kunne have autorisation (formel adgang) til journalen, hvis de har brug for det til løsning af deres arbejdsopgaver.

Procedure for at videregive oplysninger fra psykologjournalen
Undersøgelsen viser, at videregivelse af oplysninger fra psykologjournalen til ansatte inden for psykologens enhed viser undersøgelsen, at 50 % af respondenterne selv finder de efterspurgte oplysninger frem. Ved videregivelse af oplysninger fra psykologjournalen til ansatte uden for psykologens enhed viser undersøgelsen, at 84 % af respondenterne selv gennemgår psykologjournalen og fremskaffer de efterspurgte oplysninger. 16 % (9 respondenter) har svaret, at ansatte uden for psykologens afdeling eller enhed selv gennemgår psykologjournalen for selv at fremskaffe de efterspurgte oplysninger.

Lidt jura: Forvaltningsloven giver som nævnt en vis mulighed for at dele oplysninger mellem de ansatte uden samtykke fra borgeren. Grænsen for, hvilke oplysninger der kan deles, er dog klart angivet i loven: det er kun de oplysninger, som den ansatte har brug for, som må deles. Dermed vil oplysninger, der ikke er relevante, ikke kunne deles/videregives. Det betyder, at hvis en ansat gør sig bekendt med oplysninger, som den ansatte ikke har brug for, vil der efter foreningens opfattelse være tale om brud på forvaltningslovens tavshedsregler. Konkret betyder det, at hvis en ansat søger i en journal, så vil den ansatte få (uretmæssig) kendskab til alle journalens oplysninger i sin søgen efter en bestemt oplysning – nemlig alle de oplysninger, som ikke er relevant for sagen.

Samtykke til at videregive oplysninger fra psykologjournalen
Undersøgelsen viser, at 75 % af respondenterne indhenter samtykke i forbindelse med psykologens udlevering af oplysninger til ansatte uden for psykologens afdeling eller enhed. Af disse har 40 % angivet hvilke oplysninger, der tænkes udleveret.

Lidt jura: Forvaltningsloven angiver, at der i ansøgningssager skal gives samtykke fra borgeren til udlevering af personoplysninger fra andre dele af forvaltningen. Det er derfor vigtigt, at de ansatte er opmærksom på, om efterspurgte oplysninger skal bruges i en ansøgningssag. Hvis det er tilfældet, skal borgeren som nævnt give samtykke til videregivelsen.

Start med at skrive, og tryk Enter for at søge