Dine klienter har krav på at få en faktura og kvittering på papir. Det kan derfor være praktisk at have et afregningssystem, der kan udskrive kvitteringer.
DP anbefaler, at du bruger en terminal til betalingskort, så du kan afregne direkte med klienterne og spare arbejde med udsendelse af fakturaer og eventuelle rykkere. Derved undgår du også dårlige betalere.
Særligt for psykologer med ydernummer
Klienter har krav på et print af både henvisningen og afregningen.
Alle virksomheder, der sælger til det offentlige, skal kunne sende regninger i elektronisk format. De fleste leverandører af IT-systemer kan hjælpe dig med et program til at håndtere den elektroniske afregning.
Har du ikke så mange opgaver for det offentlige, kan du anvende en Læs Ind Service. Du kan stort set fortsætte med at skrive og sende regninger som hidtil. Den eneste forskel er, at du skal påføre myndighedens EAN-nummer på din regning og derefter sende papirregningen til en Læs Ind Service (ved et certificeret bureau) i stedet for direkte til klienten.
EAN-nummeret skal den offentlige myndighed oplyse dig om.
Læs mere om NemHandel hos Digitaliseringsstyrelsen.
Det er ikke lovligt at kræve gebyrer fra kunder, der betaler med betalingskort. Virksomheden skal dog betale eventuelle gebyrer til kortudstederen.
Mobile betalingsløsninger som fx Mobile Pay
Når en klient betaler via en app, er betalingsløsningen tilknyttet et betalingskort. Derfor er det ifølge betalingsloven en kortbetaling, og det er ikke tilladt at opkræve gebyr, når kunden betaler med mobil betalingsløsning, der er tilknyttet betalingskort.
Særligt om firmakort og bestemte korttyper
For firmakort og enkelte korttyper såsom American Express og Diners Club kan der fortsat være kortgebyrer. Det skyldes, at American Express og Diners Club indgår direkte aftaler med både forbrugeren og forretningen om brug af kortet. De er dermed ikke omfattet af reglerne for interbankgebyrer og forbuddet mod opkrævning af gebyrer.
Læs mere om gebyrer på betalingskort
I visse tilfælde har du mulighed for at opkræve administrationsgebyr.
Det er markedsføringslovens regler om god markedsføringsskik, der regulerer området for gebyrer. Det er ikke i strid med god markedsføringsskik at opkræve et administrationsgebyr, forudsat at gebyret kan anses for aftalt mellem parterne, og der er tale om et rimeligt gebyr baseret på de faktiske udgifter.
Det er derfor DP’s opfattelse, at psykologer kan prissætte den tid, som det tager fx at sende en kopi af en klientjournal til et forsikringsselskab. Nogle selskaber angiver, at du skal gøre det gratis, men det behøver du ikke. Men husk, at du skal indgå aftale med selskabet om gebyret.
Du skal gøre opmærksom på, at det koster et gebyr, hvis du skal sende en kopi af en klientjournal. Herefter må selskabet afgøre, om det vil betale eller ej.
Hvis selskabet afviser at betale et gebyr, står det dig frit for, om du vil sende kopien gratis eller meddele, at du ikke kan efterkomme anmodningen.
Accepterer selskabet gebyrpålægget, er der indgået en aftale, hvorefter du kan opkræve gebyret.
Dit gebyr skal være rimeligt og baseret på de faktiske udgifter. Inden for disse rammer prisfastsætter du selv dit gebyr.
Husk i øvrigt, at udlevering af journaloplysninger altid kræver samtykke fra klienten.
Har du en enkeltmandsvirksomhed med hovedarbejdsområde inden for psykologisk rådgivning, skal du være opmærksom på, at kommunen ikke kan opkræve affaldsgebyr.
I henhold til affaldsbekendtgørelsens kan kommunen ikke opkræve affaldsgebyr af en virksomhed, hvis to betingelser er opfyldt:
Hvis du alligevel bliver afkrævet affaldsgebyr, så kontakt din kommune for at få fejlen rettet. Og hvis der er tale om en fejl, så husk at få evt. tidligere betalte gebyrer tilbagebetalt.