Her finder du ofte stillede spørgsmål.
Du må endelig kontakte os – gerne pr. mail på dp@dp.dk – hvis du ikke kan finde svar på dine spørgsmål, så vil vi besvare din henvendelse hurtigst muligt.

 

Hvad har jeg som tillidsrepræsentant ret til fra DP?

Du kan altid rette henvendelse til DP, hvis du ønsker arbejdsrelevante oplysninger om medlemmerne på din arbejdsplads. Du kan henvende dig til DP med konkrete spørgsmål for at kunne varetage dit hverv som TR. Udveksling af oplysninger mellem DP og dig som TR kan lovligt finde sted. Hvis du har brug for råd, vejledning eller bistand fra DP, må du gerne viderebringe personoplysninger til DP, så du efterfølgende kan få et korrekt og fyldestgørende svar.
Du som TR og DP er i denne sammenhæng en samlet enhed, og der er derfor tale om en intern medlemsbehandling. Det betyder, at de oplysninger, du forinden har modtaget lovligt og kan behandle som TR, kan du også videregive til DP.

 

Jeg skal indkalde til generalforsamling, klubmøde m.v. Må jeg sende det pr. mail?

Du må gerne indkalde de medlemmer, du repræsenterer, til generalforsamlinger, klubmøder m.v. Når du udsender en e-mail som masseudsendelse til foreningens medlemmer, skal du være opmærksom på, hvor du angiver modtagernes e-mailadresser.

Modtagerne af masseudsendelsen bør ikke fremgå af selve e-mailen. Du skal derfor placere modtagernes e-mailadresser i e-mailens bcc-felt. Når du placerer deres e-mailadresser i bcc-feltet, kan modtagerne ikke se hinandens e-mailadresser.

 

Hvordan skal jeg håndtere referater fra klubmøder?

Når der er afholdt klubmøde og du skal sende referatet ud til andre end dem, der deltog på mødet, kræver det samtykke fra dem, der er nævnt i referatet. Alternativt skal navne slettes i referatet. Det skyldes, at referatet kan afsløre fagforeningsmæssige tilhørsforhold, hvilket er en følsom oplysning, som kræver samtykke. Vi anbefaler, at du som TR gør det, der er mindst indgribende, dvs. kun sætter navne på, hvis det er nødvendigt, og også her husker at indhente samtykke. Men vores vurdering er, at det ikke er nødvendigt til et klubmøde at sætte navne på referatet.

 

Hvad gør jeg, når jeg skal sende en e-mail, som indeholder personoplysninger eller CPR-nummer?

Når du skal sende e-mails, som indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger (fx lønsedler, kontraktudkast eller CV med angivelse af CPR-nummer), skal oplysningerne krypteres.
Datatilsynet har lavet en beskrivelse af principperne for kryptering af e-mail, som du kan læse her.

 

Må jeg videregive begrundelser for lønforhandlinger?

Du må ikke videregive begrundelser for lønforhandlinger, tildeling/afslag af tillæg m.v., der indeholder negativt ladede udtalelser om et medlem til andre uden samtykke fra medlemmet, da hensynet til det enkelte medlem overstiger interessen for at videregive disse oplysninger. Det enkelte medlem vil normalt have en berettiget interesse i at holde eventuelle negative tilkendegivelser for sig selv.

 

Må arbejdsgiver informere ansatte om, at en medarbejder er fratrådt sin stilling?

Arbejdsgiver må gerne informere de øvrige ansatte om, at en medarbejder er fratrådt sin stilling, men må IKKE videregive detaljerede oplysninger om årsagen til afskedigelsen af en medarbejder.

 

Må jeg som tillidsrepræsentant modtage kontaktoplysninger (fx navn, adresse og tlf.nr.) på en nyansat fra arbejdsgiver?

Arbejdsgiver er forpligtet til at udlevere disse oplysninger til dig som TR, for at du kan udføre dit tillidshverv.

Det er nødvendigt for TR at få alle de fornødne oplysninger om den nyansatte. Det er derfor ikke nødvendigt for arbejdsgiver at indhente samtykke fra den nyansatte for at videregive oplysningerne til TR.

 

Må jeg som TR få en liste på de ansatte fra arbejdsgiver, som i henhold til overenskomsten falder under DP’s forhandlingsområde?

Arbejdsgiver må gerne videregive oplysninger om de ansatte til TR eller DP, hvis det sker for at overholde en retlig forpligtelse eller for at overholde overenskomsten, jf. Databeskyttelseslovens §12, stk. 2.
TR har jf. overenskomsten forhandlingsretten for de personer, som er medlemmer af DP og repræsenteret af TR.
En liste over de ansatte (som omfatter både medlemmer og ikke-medlemmer) indeholder ikke følsomme oplysninger.

 

Hvordan skal jeg som TR forholde mig til dataminimering?

Dataminimering betyder, at du som TR ikke bør indhente eller få tilsendt oplysninger, som ikke er nødvendige for din funktion som TR i den givne sag. Ligesom du som TR heller ikke skal fremsende oplysninger, som ikke er relevante for den givne sag.

 

Må jeg sende en liste ud med resultaterne for de årlige lønforhandlinger?

Når du sender en liste ud med resultaterne for de årlige lønforhandlinger (forudsat åben lønpolitik), vil der, udover lønoplysningerne, fremgå navne på medlemmerne.

Før du må sende listen ud, skal der indhentes samtykke fra alle, der står anført på listen. Samtykket er påkrævet, da de ansattes fagforeningsmæssige tilhørsforhold vil fremgå af listen og betragtes som følsom oplysning.

Hvis de ansattes fagforeningsmæssige tilhørsforhold ikke fremgår af listen med de årlige lønforhandlinger, vil listen kunne udsendes uden samtykke.
HUSK, at medlemskab af en faglig organisation er en følsom oplysning, og du må som TR derfor hverken direkte eller indirekte afsløre, om en person er medlem eller ikke-medlem.

 

Må jeg fremsende arbejdsgiveroplysninger om ansatte, hvis det er nødvendigt for ansættelsesforholdet?

Hvis det er nødvendigt for den ansattes ansættelsesforhold, må TR gerne fremsende fx navn, adresse eller erhvervserfaring til arbejdsgiver mhp. at kunne indplacere den ansatte på det rigtige lønniveau og arbejdsgiver/HR kan udforme ansættelsesbrev/kontrakt til vedkommende.

 

Hvad har jeg som TR ret til fra DP?

Du skal som TR kunne varetage dit arbejde og har som TR ret til at få fremsendt oplysninger, om de medlemmer, som du som TR repræsenterer.
Oplysningerne må udelukkende bruges til at varetage de opgaver, som er underlagt TR-hvervet.
Det kan fx være at få fremsendt en krypteret liste med navn og ansættelses-email på DPs medlemmer på det/de ansættelsessteder, du repræsenterer. Oplysningerne skal være relevante ift. formålet og må ikke bruges ud over det oprindelige formål.

 

Udlevering af oplysninger fra arbejdsgiver

Som TR har du en særlig stilling på arbejdspladsen. Vurderingen af, hvad en TR må, skal enten følge en kollektiv aftale og ellers skal behandlingen følge behandlingsreglerne i databeskyttelsesloven.

Arbejdsgiver må godt fremsende personoplysninger til TR, hvis der er grundlag i en kollektiv aftale. I TR-reglerne fremgår det, at TR skal kunne varetage sit hverv. Reglerne i kollektive overenskomster har forrang i forhold til reglerne i databeskyttelsesloven.

Det er DP’s holdning, at vores TR’er skal orienteres om alle væsentlige forhold på en sådan måde, at TR har mulighed for at varetage sit hverv og repræsentere og bistå medlemmerne bedst muligt.

 

Hvad bør jeg som TR skrive i emnefeltet, når jeg sender en e-mail med relation til mit hverv som TR?

Du bør som TR skrive ”TR – fortroligt” eller lignende i emnefeltet, når du sender en mail, som relaterer sig til dit TR-hverv.

 

Hvordan skal jeg opbevare data i forhold til mit tillidshverv?

Som TR skal du behandle personoplysninger om dem, du repræsenterer, fortroligt. Oplysningerne må ikke være tilgængelige for tredjepart. DP’s råd er derfor, at du opbevarer dine TR-relevante dokumenter i et aflåst skab eller en aflåst mappe, som kun du som TR har adgang til.

 

Hvad gør jeg som TR, når en ansat, jeg repræsenterer, ønsker indsigt?

Medlemmer, du repræsenterer som TR, har ret til at se, hvilke personoplysninger du har om vedkommende. Det betyder, at du skal udlevere de pågældende oplysninger til medlemmet, du repræsenterer, hvis der bliver spurgt ind hertil.

 

Hvad skal et samtykke indeholde?

Der er ikke noget krav om, at et samtykke skal være skriftligt. Vi anbefaler dog altid et skriftligt samtykke af hensyn til evt. senere bevisbyrde og generel dokumentation.

Et samtykke skal være specifikt, informeret og frivilligt. Det bør fremgå af samtykkeerklæringen, hvilke oplysninger der behandles af hvem og til hvilket formål. Derudover skal det fremgå, at samtykket kan trækkes tilbage.

Start med at skrive, og tryk Enter for at søge