DP har udarbejdet denne vejledning til dig, der er tillidsvalgt for DP, så du altid ved, hvordan du skal håndtere dine kollegers personoplysninger.

 

Denne vejledning er tænkt som en hjælp og instruks og indeholder en beskrivelse af reglerne vedrørende persondata og DP´s forståelse af reglerne. Vejledningen gælder for alle tillidsrepræsentanter, der er valgt på det statslige, regionale og kommunale område, herunder andre offentlige virksomheder, der følger AC’s overenskomster på det offentlige område.
Formålet med denne vejledning er at sikre, at DP fortsat kan beskytte medlemmernes personoplysninger, og at håndteringen af oplysningerne altid følger lovgivningen på området.

DP er dataansvarlig for dig som tillidsrepræsentant på det offentlige område
Tillidsrepræsentanten betragtes som en lokal repræsentant for DP på arbejdspladsen. DP har i forbindelse med valget af dit hverv som tillidsrepræsentant delegeret en række beføjelser til dig, herunder bl.a. retten til at forhandle løn på vegne af DP. Disse beføjelser følger af AC-overenskomsten og det bemyndigelsesbrev/den mail du fik, da du blev anmeldt som tillidsrepræsentant over for DP.
Som tillidsrepræsentant er du underlagt DP´s instruks. Det betyder, at DP er dataansvarlig for din overholdelse af datareglerne (GPDR-forordningen og databeskyttelsesloven).
Det betyder også, at DP kan give dig bindende instrukser i forhold ti din håndtering af persondata, og at du er forpligtet til at leve op til reglerne i denne vejledning. Det er kun i din funktion som tillidsrepræsentant, at du er omfattet af DP’s dataansvar og instruktionsbeføjelser.

Det betyder, at du, for at beskytte dig selv, skal holde dig inden for det mandat, vi har givet dig som tillidsrepræsentant og det kun er inden for denne opgave, at du er beskytte af, at det er Dansk Psykolog Forening, der er dataansvarlig.

Vi beskriver dit mandat herunder og har valgt at sætte det i en boks for at tydeliggøre, hvad der er det allervigtigste, du skal forholde dig til.

Tillidsrepræsentantens mandat:

Din TR-opgave er afgrænset
Funktionen som TR består overordnet i at være talsmand for sine kolleger over for ledelsen på ansættelsesstedet, hvilket adskilles fra det arbejde, som tillidsrepræsentanten normalt udfører i sit ansættelsesforhold.
Idet du som TR håndterer mange oplysninger, herunder personfølsomme oplysninger, har Dansk Psykolog Forening valgt at definere dine opgaver konkret i denne instruks, således at du i forbindelse med din funktion handler under Dansk Psykolog Forenings dataansvar.
Det skal understreges, at såfremt du som TR foretager dig handlinger uden for de nedenstående områder, kan du vurderes at være dataansvarlig.
Noter, at listen ikke er udtømmende.
Såfremt du er usikker på, om en opgave omfattes af denne instruks, og du ikke kan finde den på nedenstående liste, er du velkommen til at kontakte Dansk Psykolog Forening.

TR-opgaver

  • Opgaver koblet til overenskomstmæssige forhold, herunder lokalt sikre, at overenskomsten efterleves (både for fagforeningsmedlemmer og ansatte, som ikke er fagforeningsmedlemmer):
    • Forhandle løn for psykologer på arbejdspladsen
    • Kontrollere, om overenskomsterne overholdes
  • Opgaver koblet til arbejdsretlige forhold:
    • Orienteres og rådgive om personalereduktion
    • Orienteres og rådgive om konkrete fratrædelser
  • Bindeled mellem ledelse, de medarbejdere, som TR repræsenterer og TR’s faglige organisation:
    • Informeres om forhold om kollegaer som TR af ledelsen
    • Informeres om forhold om kollegaer som TR af kollegaer
    • Informeres om forhold om kollegaer som TR af kollegaen selv
  • Medvirkende i tvisteløsning, i første omgang gennem lokal forhandling med ansættelsesstedets ledelse:
    • Deltagelse i møde om konflikten med begge eller en af parterne

Brug kun computer som arbejdsgiveren har stillet til rådighed
Arbejdsgiveren har pligt til at stille en computer til rådighed for dit TR-arbejde. Normalt vil det være din arbejds-PC, eventuelt suppleret af en hjemmearbejdsplads, som arbejdsgiveren stiller til rådighed. Dette sikrer, at der er en arbejdsplads, som tager hånd om og ansvar for sikkerheden på IT-udstyret. Derfor må du alene benytte disse redskaber til dit arbejde og du må ikke bruge en privat computer eller gemme oplysninger på eksterne mobildrev.

Hvad er personoplysninger:

En personoplysning er enhver form for oplysning, der knytter sig til én bestemt person og gør denne identificérbar. Hvis oplysningerne derimod er anonyme, og medlemmer herved ikke længere kan identificeres, vil der ikke være tale om personoplysning.

Hvilke personoplysninger er der tale om:
Følsomme oplysninger:
Fagforeningsmæssige forhold
Oplysninger om helbredsmæssige forhold
Seksuel orientering
Racemæssig eller etnisk baggrund
Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
Almindelige oplysninger:
Navn
Privat adresse
Privat telefonnummer
CV
Uddannelse
Billeder af medarbejdere
Fortrolige oplysninger:
CPR-nummer er en kategori for sig og betragtes derfor ikke som en følsom oplysning, men det skal beskyttes lige så godt som personfølsomme oplysninger. Et CPR-nummer kan betragtes som en nøgle, der kan bruges til entydigt at identificere enkeltpersoner i et IT-system, hvorfor det falder inden for lovens område.

Grundlæggende principper for behandling af personoplysninger:

Der er særligt fem hovedelementer i regelkomplekset, som du er forpligtet til at leve op til:

  • Databrud
  • Behandlingsregler og lagring af data
  • Oplysningsforpligtelsen
  • Indsigtsret
  • Berigtigelse og sletning af data

Databrud:
Det følger af datareglerne, at hvis der sker et databrud, skal den dataansvarlige vurdere, om der er pligt til at anmelde hændelsen til Datatilsynet. Anmeldelse skal ske inden for 72 timer, efter hændelsen er konstateret.
Eksempler:
Forkert behandling af persondata, fx videresendelse af oplysninger til en forkert modtager
Mistet hardware, fx USB-nøgle, telefon, laptop
Hacking, fx angreb ude fra med risiko for tyveri af persondata

Hvis du bliver opmærksom på, at de oplysninger, du behandler som tillidsrepræsentant, kan være udsat for et af ovenstående eksempler, skal du straks tage kontakt til DP. Det er derefter DP’s opgave at vurdere, om der skal foretages anmeldelse til Datatilsynet. Du skal som tillidsrepræsentant bidrage med oplysninger om hændelsesforløbet, så DP får det fulde billede af episoden.

Behandlingsregler og lagring af data:
Helt grundlæggende skal der ske en behandling af personoplysninger, før vi er inde i lovgivningen på området. Det kan fx være indsamling, registrering, systematisering, opbevaring og videregivelse af personoplysninger. For behandling af personoplysninger gælder der er række generelle principper, som altid skal være opfyldt, uanset hvilke personoplysninger der er tale om.
Overordnet skal oplysningerne behandles lovligt og på en gennemsigtig måde. Behandlingen skal have et lovligt formål og må hun behandles i forhold til formålet. Opstår der et nyt behandlingsformål, må det ikke være foreneligt med det oprindelige formål. Oplysninger, der behandles, skal begrænses til, hvad der er nødvendigt i forhold til formålet; ”dataminimering”.
Oplysningerne må ikke opbevares i længere tid end nødvendigt, og behandlingen skal foretages på en sikker og fortrolig måde.
Løbende og minimum en gang om året bør du gå dit tillidsrepræsentantmateriale igennem og sikre, at det materiale, du fortsat gemmer, er relevant for din funktion som tillidsrepræsentant.

Behandlingen skal foretages på en sikker og fortrolig måde:
Medlemmernes personoplysninger skal altid behandles fortroligt. Det betyder, at lønoplysninger, kontrakter, ansøgninger mv. ikke må ligge frit tilgængeligt på et skrivebord, i en mappe på netværket eller i en fysisk mappe, som andre end du som tillidsrepræsentant har adgang til. Du bør derfor få et skab, der kan låses og en del af netværket fx et lokalt drev, som kun du og teknisk support fra IT-afdelingen har adgang til. Arbejdsgiver er jf. cirkulære om tillidsrepræsentanter i staten samt MED-aftalerne på det regionale og kommunale område forpligtet til at stille et skab samt serverplads til rådighed for tillidsrepræsentanten.
Du skal huske, når du er på arbejdspladsen:
Rydde op på dit skrivebord – det vil sige ingen persondata på dit skrivebord
”Låse” din PC, når du forlader den
Aldrig dele dit password med andre
Makulere papir, der ikke længere er relevant at opbevare
Send BCC, når du sender mail til flere modtagere
Efterlad aldrig personoplysninger, så de kan læses af uvedkommende

Oplysningspligt:
DP har som dataansvarlig ansvaret for at oplyse medlemmerne om, at der behandles personoplysninger om dem, samt hvad formålet med behandlingen er og efter hvilke regler behandlingen foretages.

Indsigtsret:
Medlemmer og ikke-medlemmer har ret til at se, hvilke personoplysninger du som tillidsrepræsentant har behandlet om vedkommende. Det betyder, at du skal kunne udlevere de pågældende oplysninger til den person, du behandler oplysninger om, hvis vedkommende ønsker det. Behandlingen skal ske inden for en måned, og hvis sagen er kompliceret, skal det ske inden for to måneder.

Rette og slette data:
Berigtigelse:
Den, du behandler persondata for som tillidsrepræsentant, har ret til at få berigtiget forkerte oplysninger. Hvis du er enig med personen i, at de persondata, du har registreret, er forkerte, skal du med det samme rette oplysningerne. Er du uenig i, at oplysningerne er forkerte, skal du sikre, at du ligeledes får registreret personens opfattelse af de persondata, som uenigheden vedrører.

Retten til at blive glemt:
Du skal slette persondata, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare data i forhold til de formål, hvortil de behandles. Det betyder fx, at når lønnen til et medlem er forhandlet på plads, har medlemmet ret til at få slettet persondata, som du har fået som en del af lønforhandlingen, med mindre du har brug for dem fortsat for at kunne varetage dine forpligtigelser efter overenskomsten. Hvis du vil gemme oplysningerne herefter, er det er krav at du anonymiserer oplysningerne, så oplysningerne ikke længere kan henføres til en person, eks. slette navn, e-mail, køn…
Du kan kontakte arbejdspladsens IT-afdeling for at sikre, at data også bliver slettet i backuppen.
Hvis du er i tvivl om, du er forpligtet til at slette oplysningerne, skal du kontakte din konsulent i DP.

Hvis du stopper som tillidsrepræsentant

Når dit hverv som tillidsrepræsentant ophører, er du forpligtet til at gå de persondata, du har modtaget, igennem og videreoverdrage de persondata, du vurderer, forsat vil være nødvendige til varetagelsen af tillidsrepræsentanthvervet til den nye tillidsrepræsentant. Evt. persondata, som ikke længere er relevante for tillidshvervet, eks. mails og fysiske dokumenter, skal slettes/makuleres.
Hvis der ikke bliver valgt en ny tillidsrepræsentant i stedet for dig, skal du slette alle de persondata, du har modtaget i dit hverv som tillidsrepræsentant eller fremsende det til DP.

HUSK, at du altid skal sende afsluttede lønaftaler og ansættelseskontrakter til DP til registrering.
Lønaftaler m.v. inden for staten, kommuner og private sendes til Mette Gorski mg@dp.dk
Lønaftaler m.v. inden for Regionerne sendes til Marianne Rostock mro@dp.dk

Har du yderligere spørgsmål, er du naturligvis velkommen til at kontakte din konsulent i DP.

FAQ OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Her finder du ofte stillede spørgsmål.

Du må endelig kontakte os – gerne pr. mail på dp@dp.dk – hvis du ikke kan finde svar på dine spørgsmål, så vil vi besvare din henvendelse hurtigst muligt.

Start med at skrive, og tryk Enter for at søge