Guide til at holde hybride møder og arrangementer i DP

Den praktiske forberedelse

• Hvis du benytter DP’s mødelokaler, skal du kontakte booking@dp.dk for at booke det lokale, der bedst understøtter dine forventninger til dit hybride møde. Det er ikke alle lokaler i DP, der egner sig til hybridmøder. Derudover skal du sikre dig, at du har fået den fornødne vejledning til at bruge lokalet.
• Sørg for, at der er styr på de tekniske forudsætninger i møderummet. Kablet internet, en god mikrofon og højtaler, der kan håndtere lyden i hele rummet, 1-2 kameraer og mulighed for at tilkoble en projektor eller anden form for storskærm.
• Send online mødelink ud til alle mødedeltagere. Ved at sende linket ud til alle sikrer du, at alle fysiske mødedeltagere har mulighed for at koble sig til de mødedeltagere, der deltager online.
• Hvis det ikke er muligt med én enhed pr. deltager, anbefaler vi at medbringe én ekstra bærbar pc til det fysiske rum, hvis I skal have gruppearbejde, som de fysiske deltagere kan benytte.

Den gode mødefacilitering

• Sørg for at mikrofonlyden går godt igennem til de virtuelle deltagere, brug evt. en håndholdt mikrofon til dem/den der taler. Det er vigtigere med god lyd end at kameraet fanger alt, hvad der foregår.
• Sæt kameraet op, så de virtuelle deltagere kan se den/dem der taler, selvom taleren ikke nødvendigvis behøver at kigge direkte på kameraet. Taleren bør i første omgang fokusere på at interagere med de andre fysiske deltagerne uden dog at glemme de virtuelle deltagere. Sæt evt. et andet kamera op, så de virtuelle deltagere kan opleve det fysiske rum.
• Vær systematisk, når du involverer begge typer deltagere i dialogen. Aftal tydeligt med de virtuelle deltagere, såvel som de fysiske deltagere, hvordan de kan bede om at få ordet. Sørg for at monitorere om nogle virtuelt rækker hånden op eller kommenterer i chatten. Sørg for evt. at give ordet til de virtuelle deltagere først, da de har sværest ved at få opmærksomheden. Og ved  afrunding af drøftelser skal du ligeledes sikre, at du har fået input med fra alle.
• Hvis du skal arbejde med en præsentation via PowerPoint, kan du med fordel gøre de online mødedeltagerne synlige ved fx at bruge præsentationsskærm via den online mødeplatform. Det skaber en fælles opmærksomhed på de mødedeltagere, der deltager virtuelt.
• Vær tydelig i din mødeledelse og følg dagsordenen. Hvad er formålet med punktet, hvordan er konklusionen? Det er særligt vigtigt med metakommunikation, når der er forskellige deltagertyper.
• Vær tydelig og imødekommende i mimik og respons. Der opstår lettere tvivl og misforståelser, når man deltager virtuelt. Helt konkret kan det handle om at sige ’tak for input’, eller spørge ind hvis der er tvivl.

• Hvis du deltager fysisk til et hybridmøde, skal du sørge for at have taget kaffe, vand, mv. inden mødet starter, og at du har sat dig behageligt til rette. Lyde fra service, stole der flyttes, og tilsvarende er forstyrrende lyde for dem, der deltager hjemmefra, og man kan ikke slukke for lyden i et hybridmøde, hvor der bruges fælles mikrofon.
• Hvis du deltager online, skal du tilsvarende sørge for at være praktisk klar til mødet inden mødets start, herunder også at du deltager via en stabil internetforbindelse. Hav en god mikrofon, så de andre deltagere kan høre, hvad du siger og et kamera, så de kan se dig. Sørg for at opholde dig roligt og privat sted, så du ikke deltager informationer fra mødet med uvedkommende.
• Alle mødedeltagere (virtuelle og fysisk) skal gøre sig ekstra umage med hensyn til at være tydelige og imødekommende i mimik og respons. Der opstår lettere tvivl og misforståelser, når man deltager virtuelt.