Guide til opsigelsessamtalen

Når beslutningen om at foretage besparelser og begrænse lønudgifterne er truffet, skal der træffes afgørelse om, hvilken eller hvilke medarbejdere, der skal opsiges som konsekvens heraf. Man taler i denne situation om opsigelse begrundet i klinikkens forhold – og altså ikke begrundet i den enkelte medarbejders dårlige performance eller lignende.

Udvælgelsen
Det er en forudsætning for sagligheden i opsigelsen, at de kriterier, der ligger til grund for udvælgelsen også er saglige. Beslutningen bør træffes på baggrund af en bred vurdering, hvor der kan lægges vægt på flere kriterier som performance, erfaring og uddannelse, fleksibilitet, personligt engagement mv. Du har som arbejdsgiver i vid udstrækning ledelsesretten på din side i denne udvælgelsesproces, så længe der ikke lægges vægt på usaglige kriterier så som alder, graviditet, mv., som er omfattet af lovgivning omkring forskelsbehandling og ligebehandling. Du er altid velkommen til at kontakte Dansk Psykolog Forenings Arbejdsgiverrådgivning, hvis du har brug for rådgivning i forbindelse med opsigelse af en  medarbejder i din virksomhed.

Du kan kontakte arbejdsgiverrådgivningen på tlf.: 33 48 77 08 eller på mailadressen dparbejdsgiverraadgivning@tdl.dk

Forberedelse inden samtalen
Når beslutningen er truffet, begynder planlægning af den praktiske udførelse af opsigelsen. Jo mere forberedt du er på selve samtalen, reaktioner, spørgsmål mv. jo bedre vil samtalen blive.

Praktiske forberedelser

  • Udarbejdelse af den skriftlige opsigelse og evt. en fratrædelsesaftale – Arbejdsgiversekretariatet kan være behjælpelig med dette.
  • Indkald medarbejderen til møde – enten dagen før den skriftlige opsigelse afleveres eller på selve dagen. Mødet kan med fordel være på et tidspunkt, hvor der ikke er andre på klinikken.
  • Planlæg samtalens forløb – hvad skal du sige, er der andre, der skal deltage (fx en kollega, hvis I er flere ejere) mv.
  • Sørg for, at samtalen kan holdes i et lokale, hvor I ikke bliver afbrudt af andre, og hvor ingen kan kigge ind.
  • Sørg for vand og kleenex i lokalet.

Overvej nøje, hvornår opsigelsen skal gives. Det er generelt ikke hensigtsmæssigt at opsige medarbejdere på en fredag eller fx den sidste dag inden en ferie, da det vil ødelægge den efterfølgende weekend/ferie for medarbejderen, og det er der ikke nogen grund til – det kan man tage højde for ved at planlægge opsigelsen i god tid. Det er også i mange situationer muligt at planlægge sig ud af at skulle afgive opsigelsen den allersidste dag i en måned.

Hvis medarbejderen er syg på dagen, bør du enten vente til vedkommende er på klinikken igen, men hvis det ikke er muligt, bør du i stedet ringe til medarbejderen og overbringe budskabet telefonisk samt orientere om, at du sender opsigelsen med posten og/eller en mail. En opsigelse bør så vidt det er muligt altid overbringes mundtligt, og aldrig bare være et brev medarbejderen modtager med posten.

Du skal kunne dokumentere, at opsigelsen er modtaget af medarbejderen inden månedens udløb, ellers vil opsigelsen ikke være afgivet rettidigt. Så uanset, at du har afgivet en opsigelse mundtligt, skal den også udfærdiges på skrift.

Selve samtalen
Det er aldrig let at skulle opsige en medarbejder, heller ikke selvom man måske har prøvet det før. Derfor er det helt naturligt, hvis du er utryg eller nervøs ved situationen. Ofte er der også tale om en medarbejder, som du kan have udviklet en personlig relation til, og derfor sætter pris på – også på det personlige plan. Det er dog i situationen vigtigt at lægge låg på dine egne følelser, for dem kan medarbejderen alligevel ikke bruge til noget. 

Indledning
Det er vigtigt, at du giver budskabet hurtigt, og inden for det første minut lader medarbejderen vide, hvad årsagen til jeres samtale er. Det er derfor ikke nogen god idé at indlede samtalen med hyggesnak eller almindeligheder.

Du kan fx starte med: ”Jeg har indkaldt dig til dette møde, fordi vi desværre er nødt til at stoppe vores samarbejde. Vores samtale kommer derfor til at handle om årsagen til opsigelsen samt vilkårene i din opsigelsesperiode.”

Den generelle begrundelse
Fortsæt med den generelle begrundelse for opsigelsen. Afhængigt af begrundelsen, kan det være noget i stil med: ”Årsagen til opsigelsen er, at vi grundet økonomisk vanskelige vilkår er nødsaget til at foretage nogle organisatoriske ændringer. Vi har igennem længere tid oplevet en tilbagegang i antallet af patienter. Det har desværre den konsekvens, at vi er nødt til at stoppe vores samarbejde.”

Den konkrete begrundelse
Det er vigtigt at være ærlig omkring udvælgelsen samtidig med, at medarbejderen på dette tidspunkt ikke har behov for at få lange forklaringer, eller at der bliver ”gnedet salt i såret”. Hvis det er nødvendigt at komme med et svar på ”Hvorfor mig?” kan du fx sige: ”Valget er faldet på dig ud fra en samlet vurdering af, hvem klinikken bedst kan undvære.”

Lad være med at komme med specifikke begrundelser eller beskyldninger. Udtalelser som ”Du er ufleksibel og kommer ofte for sent” eller ”Du har mange sygedage” osv. er overflødige i denne sammenhæng, forudsat at opsigelsen er begrundet i klinikkens forhold, og at valget af den pågældende medarbejder er sket ud fra saglige kriterier i forhold til, hvem klinikken i den opståede situation alt andet lige bedst kan undvære.

Du kan om nødvendigt sige, at vurderingen er foretaget på baggrund af en lang række kriterier, herunder er bl.a. uddannelsesmæssige og personlige kompetencer, erfaring mv. sammenholdt med de behov klinikken har. Men i situationen skal der ikke gives lange forklaringer eller begrundelser.

Tilbyd i stedet medarbejderen at I tager et opfølgningsmøde dagen efter, hvor medarbejderen har haft mulighed for at komme sig over chokket. Det har også den konsekvens, at medarbejderen er mere modtagelig for at høre forklaringen. Ofte sker det nemlig, at fra det øjeblik du har sagt, at medarbejderen opsiges, stopper medarbejderen i en eller anden grad med at opfatte og forstå, hvad du siger. Samtalen skal derfor også være meget kort – maksimalt 10 minutter. Det er absolut en fordel, hvis medarbejderen forlader klinikken med en følelse af at forstå opsigelsen og acceptere begrundelsen.

Hvis medarbejderen reagerer med uforståenhed eller ”Det er jeg ikke enig med dig i…” eller lignende, er det fortsat vigtigt at holde fast i de saglige argumenter og ikke indgå i en diskussion med medarbejderen.

Hold fast i beslutningen – selvom det er svært at overbringe beskeden, er beslutningen truffet – uanset hvad. Så selvom medarbejderen skulle foreslå egne forbedringer eller komme med forslag til, hvordan opsigelsen kan undgås, er det vigtigt at holde fast i, at beslutningen er truffet og ikke kan ændres.

Giv ikke tomme løfter om genansættelse eller lignende, du skal ikke love mere end du kan holde.

Reaktionen
Forvent og giv plads til en følelsesmæssig reaktion. Reaktionerne er mange, derfor må alt fra tavshed, chok, uforståenhed, vrede og tårer kunne forventes. Det er vigtigt, at du giver rum til reaktionen, også selvom du føler dig dårligt tilpas ved situationen. Vær forstående og empatisk, også selvom I måske har haft personlige konflikter tidligere.

I denne situation kan en lyst til at hjælpe resultere i udtalelser som: ”Det vil også være bedre for dig, for så kan du komme videre…” eller ”Jeg er også selv utroligt ked af det”. Dine følelser er ikke relevante for medarbejderen, om end det viser din medfølelse og engagement, bør du forsøge at holde dem ude af samtalen.  

Afslut samtalen
Det er ofte sværere at afslutte samtalen, end det var at starte den. Det er derfor vigtigt, at du har kontrol over forløbet og sørger for at få sagt det, du har forberedt. Når det er gjort, kan du fx afslutte samtalen med at tilbyde medarbejderen at gå hjem resten af dagen. Der er ingen fordel i at lade medarbejderen gå tilbage til arbejdet, idet der sandsynligvis ikke bliver lavet noget brugbart resten af dagen. Fortæl medarbejderen, at I kan tale sammen igen dagen efter om de spørgsmål, medarbejderen måske kommer i tanke om efterfølgende.

Stiller medarbejderen dig spørgsmål under samtalen, som du ikke er sikker på, at du kender svaret på – fx om juridiske forhold – er det helt i orden, hvis du oplyser, at du vender tilbage hertil efter at have haft lejlighed til nærmere at undersøge sagen.

Afslutningsvist kan du – afhængigt af, hvordan medarbejderen har reageret på samtalen – overveje at tilbyde at ringe medarbejderens ægtefælle/kæreste, som måske kan komme og hente medarbejderen eller i hvert fald være orienteret om opsigelsen. I nogle situationer kan det også være relevant at tilbyde at ringe efter en taxa, eller i hvert fald forhøre dig om medarbejderen er i stand til selv at komme hjem.

Kommunikation til dine øvrige medarbejdere
Ofte sker der det, at man som arbejdsgiver i misforstået loyalitet er meget tilbageholdende med at informere de øvrige medarbejdere om opsigelsen og om årsagen hertil. I denne situation, hvor opsigelsen er begrundet i virksomhedens forhold og altså ikke skyldes forhold hos den opsagte, er det imidlertid en god idé hurtigt at kommunikere til medarbejderne, hvad opsigelsen skyldes. Men endnu mere vigtigt er det, at de tilbageværende forstår, at de nu er ”holdet” og at der ikke kommer til at ske flere opsigelser. De skal ikke sidde tilbage med en bekymring om der evt. kommer flere opsigelser.

Din loyalitet bør være med de tilbageværende medarbejdere frem for den opsagte. Med det i mente er et godt råd dog, at hvis du er i tvivl bør du overveje både, om det du siger, er noget du også ville sige direkte til den opsagte, og om det er nødvendig viden for de tilbageværende at få.

Kommunikation til patienterne er også vigtig. Du må gerne orientere om, at det var økonomiske forhold, der gjorde det nødvendigt at stoppe samarbejdet med den pågældende medarbejder. Men en dybere begrundelse for, hvorfor netop den pågældende blev opsagt vedkommer ikke patienterne.

På samme måde som medarbejderen har pligt til at være loyal og overholde sin tavshedspligt i forhold til jeres indbyrdes ansættelsesforhold og fratrædelsen, har du i et vist omfang også pligt til at iagttage denne tavshedspligt – især i forhold til patienterne.

Få inspiration, deltag i debatten og ‘synes godt om’ vores Facebookside.

Start med at skrive, og tryk Enter for at søge